Não tenho uma grande carreira como produtor de eventos apesar de ter realizado alguns, mas já trabalhei muito em diversos eventos de grande porte. Foi como aprendi com tantos erros e acertos do mergulho das tarefas e ativismo de um evento. Observando eventos pequenos a eventos gigantescos, desde um encontro de bandas de uma Igreja a Festival Nacional, avalio que infelizmente há um abismo imenso na qualidade dos eventos eclesiásticos a eventos seculares, pelo que aprendi, não tem haver com dinheiro e sim porque realmente existe uma cultura do "qualquer jeito serve" ou "Deus conhece nosso coração, ele não se importa com o som e sim com nosso coração", sinceramente, você pode não concordar comigo, mas acho isso uma mediocridade hipócrita. Acho que justamente porque fazemos pra Deus ou pra homens, que façamos com qualidade, no fim das contas temos que amar a Deus e as pessoas, não entregamos à pessoas que amos qualquer coisa.
Eu também não estou dizendo que todos os eventos que formos fazer tem que ser megalomaníacos, na verdade o que estou querendo dizer é:
Se você é capaz de fazer um evento que só exige de você 50% de estrutura, então faça um que seja 45% a 50% de estrutura e não ao contrário. Conheci diversos eventos que exigem uma estrutura de 120% e ele dar 40%, e ainda cobrar ingressos por isso.
Se você nunca realizou um evento e está desejoso em começar, siga meu conselho, faça uma avaliação da estrutura que você possui primeiro, depois, faça um evento neste porte e nas próximas versões dele vá aumentando suas metas e estruturas até chegar no evento grande que você sempre sonhou.
Ex: Minha estrutura nesta primeira versão atingiu 60%, no próximo possuo uma meta de deixá-lo 90%, no terceiro 120%, etc.
Assim você evitará muitas críticas e sempre manterá público para a meta do evento que você realiza.
Agora, darei a vocês que estão iniciando na Produção de Eventos algumas dicas:
1 - Visitem Eventos.
Excelente maneira de aprender com produção de eventos é conhecendo outros eventos. Não dá pra fazer um evento sem antes ter conhecido algum, isto é algo óbvio, mas digo dos tipos de eventos que desejam realizar. Não tente fazer um Luau, se você nunca foi em um, ou só tenha visitado Raves em toda sua vida.
2 - Trabalhe em Eventos Bons Para Adquirir Experiência.
Em eventos o que não falta é trabalho, não adianta ir para os eventos somente no dia da inauguração, o melhor está nos bastidores. Quer aprender? nada melhor que a experiência. Não adianta meter a cara em fazer um evento sem que haja frustrações, problemas e imprevistos, quando você trabalha antes de produzir um, você já pode conhecer seus "inimigos" antes deles surgirem. Aprender com os erros dos outros é melhor do que errarmos para aprender com os nossos.
3 - Estudem as Propostas do Evento Que Vocês Estão Dispostos a Fazer.
Criar metas, objetivo, público, logística e recursos. Já vi eventos que você não entendia que público queria alcançar, era uma mistura só, sem metas e objetivos. Já vi fazerem eventos para adultos e saírem divulgando em escolas públicas. Se era pra alunos de escola pública, por que não se fez um evento PARA ALUNOS de escola?
4 - Anotem Tudo.
Contatos, projetos, idéias, possíveis problemas e soluções.
5 - Nunca Confie em Apenas Palavras.
Tudo tem de ser feito por documentos e registrados. Por tanto aprenda a fazê-los ou peça a alguém que lhes ensine. Você não tem noção que maior parte dos problemas geram por não cumprimento de uma palavra ou do "disse; não disse".
6 - Tirem as Idéias da Cabeça.
Literalmente! ponham no papel as idéias e cumpra. O melhor de ter as idéias em papel é que em uma reunião onde todos querem falar, você pode ler todas as idéias e discutir sobre cada uma. Saiba ler/ouvir cada ideia sem fazer acepção de quem ela está vindo.
7 - Saiba Designar Tarefas.
Quem está produzindo um evento não deve selecionar as pessoas para trabalhar consigo por afinidade e sim por capacidade. O problema de muitas vezes chamar pessoas por afinidade pode comprometer a tarefa delas, cada um deve possuir tarefas e assumir a responsabilidade de cumprí-las. Neste momento, formar equipes é muito necessário, porque cada um pode possuir uma tarefa diferente, mas o grupo todo tem o dever de entregar todas as demandas como se fossem um só.
8 - Mantenham o Foco no Evento. Respirem Ele.
Achei sempre horrível quando você está loucamente divulgando e correndo atrás das demandas enquanto sua equipe está morta, só fazendo o que lhe apraz, nada além, quando deveriam estar fervendo pelo evento assim como você.
9 - Faça Muitas Amizades e Saibam Aproveitá-las no Tempo Oportuno.
Ao visitar e trabalhar em eventos, conheçam as pessoas, o que elas fazem, quais as habilidades delas. E se disponha a ser uma amizade que elas possam contar também para os eventos delas. Fazer amizades é muito importante porque podem lhe dar conselhos, ensinar e ajudar em seus projetos também.
10 - Não Dependam dos Outros Para Trabalhar.
Evite isto o máximo possível. Por exemplo eu já vi casos da pessoa só realizar alguma demanda do evento se um fulano estiver com ele. Ou depender de transporte quando poderia realizar tudo a pé, enfim... ficar dependendo de alguém pode ser muito perigoso, porque pessoas falham e isso é comum. Não podemos depender do sucesso do outro para que tenhamos o nosso.
11 - Sejam Enjoados.
Fale do evento como se não houvesse outra coisa melhor a se fazer na vida. Ligue para as pessoas se possível, só para falar dele e convidar. No marketing devemos aprender a ser enjoados de tanto falar sobre.
12 - Use Sua Criatividade Não Para Inventar Mais Programação.
Use sua criatividade não para inventar mais programação e sim para organizar a programação já existente. Chega a um momento que as ideias já fechadas, sua equipe comece a sonhar (no tempo errado) sobre novas programações para o evento quando deveria estar se preocupando em como realizar ou otimizar os que já estão no cronograma.
13 - Cada Versão Tem Que Ser Melhor Que a Outra.
Isto eu já falei, devemos sempre estar melhorando nossos eventos a cada versão, nunca uma versão do evento deve ser menor do que a anterior. Devemos sempre buscar a expansão do evento.
14 - Sem Problemas.
Eduque a sua equipe para que ela não venha apenas com os problemas pra você, mas que elas tragam também opções para saná-lo.
15 - Tenham um Calendário de Demandas.
Prazo em evento é primordial. Não dá mais pra deixar tudo em cima de hora, quando se faz isso você está arriscando tudo porque não cumpriu horários. Crie datas para a entrega de demandas, deixe a última semana do evento apenas para divulgação. Deixar tudo pronto antes de uma semana vai aliviar muito sua carga no dia. Já vi erroneamente produções de eventos se preocuparem tanto com a organização e esquece a divulgação por falta de tempo. No fim das contas não adiantou nada o trabalhão que eles tiveram.
Então, comece com estas dicas e vocês poderão evitar muitos descasos. Sei que há pessoas bem mais experientes do que eu nesta área que podem também deixar dicas aqui nos comentários. Também podem entrar em contato comigo e estarei esclarecendo algumas dúvidas. Recomendo aos organizadores de eventos eclesiásticos lerem minha postagem: Síntese sobre Fundamentos Bíblicos Para Estabelecer uma Cultura de Planejamento.
No fim, dê ao seu público algo que eles mereçam assistir, não eventos que eles acham ser "perda de tempo". Todos devem sair satisfeitos. Você por ter realizado com sucesso e o público por querer sempre mais.
Um grande Abraço.
